Wat is cashflow management en hoe optimaliseer je het? (2024)

Als onderneming wil je goed zicht op het reilen en zeilen van je business. Wat daarbij niet over het hoofd mag worden gezien, is de liquiditeit - of cashflow - van je onderneming. Want als je niet goed inzichtelijk hebt hoeveel cash je hebt, dan wordt het lastig om goede strategische beslissingen te maken. Een boekhoudsysteem houdt dit voor je bij, maar kijkt alleen naar het verleden. Met cashflow management kijk je voornamelijk vooruit: zo heb je inzichtelijk of je onderneming het ook gaat redden in onzekere tijden.

Wat is cashflow management?

Cashflow management is up-to-date en realtime overzichthouden van de dagelijkse in- en uitgaande geldstromen van je onderneming. Concreet gaat het om de inkomsten van je bedrijf versus de kosten die je maakt voor bijvoorbeeld de betaalde facturen, kosten als huur, belastingen salarissen. De inkomende geldstroom, ook wel je ontvangsten, min de uitgaande geldstroom, je uitgaven, is je cashflow. Daarmee kun je in feite meteen zien hoe gezond je onderneming is.

Een cashflow overzicht toont de instroom en uitstroom van je bedrijf over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand, en maakt toekomstige cashflowprognoses mogelijk.

Cashflow management bestaat doorgaans uit drie onderdelen: operationele activiteiten, investeringsactiviteiten en financieringsactiviteiten. Het totaal van elk van deze drie activiteiten wordt vervolgens opgeteld om te zien wat er onder de streep overblijft.

De 4 soorten cashflow management

Voor het beheren van je cash, zijn er 4 soorten te onderscheiden:

1. Cashflow uit bedrijfsactiviteiten

Dit wordt weergegeven in het cashflowoverzicht van een onderneming, maar bevat niet de cashflow uit beleggingen.2. Vrije cashflow naar eigen vermogenDit is het bedrag aan contanten dat beschikbaar is na herinvestering van kapitaal.3. Vrije cashflow voor de onderneming.Dit wordt gebruikt voor waarderingsdoeleinden en financiële modellering.4. Nettowijziging in de liquiditeitDit verwijst naar de ontwikkeling in het totale bedrag van de cashflow van een bepaalde boekhoudkundige periode naar een andere.

Vaak gecombineerd met een efficiënte manier van rapporteren, geeft cashflow management een overzicht van een financiële situatie. Denk hierbij aan:

• Uitbreiding van de activiteiten. Is er genoeg liquiditeit om een grote aankoop te doen?
• Uitbreiding van het team. Is het haalbaar om nieuw personeel aan te nemen?
• Het maken van strategische beslissingen voor de (nabije) toekomst. Is er financiering nodig voor het volgende project en hoeveel moet dit dan zijn?

Om geen kostbare tijd te verliezen, kun je het jezelf heel makkelijk maken. Het maken van een overzicht in Excel is een goed begin. Maar stel dat je onderneming groeit en je processen geautomatiseerd wilt hebben. Met behulp van slimme software voor cashflow management, kun je gebruik maken van realtime financiële data. Zonder foutgevoeligheid, eenvoudig en betrouwbaar.

Waarom cashflow management?

Cashflow management geeft inzicht in het vermogen van eenonderneming om op korte en lange termijn voldoende liquiditeit te hebben. Een positieve cashflow is dus een bewijs van het vermogen van je bedrijf om ook een positieve solvabiliteit te hebben en je onderneming te laten groeien. En daarnaast, je wilt uiteindelijk voorkomen dat je in de financiële problemen komt.

Cashflow management is belangrijk om toekomstige strategische keuzes te maken. Dan is het natuurlijk heel belangrijk dat het financiële plaatje klopt. Dankzij een cashflowoverzicht, of je cashflow plan, ben je altijd op de hoogte van de beschikbare middelen. Zo weet je wat je je wel of niet kunt veroorloven.

Cashflow overzicht

Er komt uiteraard veel kijken bij een goed cashflow overzicht. Het is dan ook logisch dat je soms het overzicht kwijtraakt. Want je wilt je uiteraard vooral bezighouden met ondernemen. Maar voor een gezonde onderneming is het wel belangrijk dat je je cashflow goed bijhoudt. Met andere woorden: dat je goed weet welke in- en uitgaande stromen er zijn voor je ondernming. Denk hierbij aan het overzicht van al je:

• volledige en betrouwbare verzameling van al je data
• betaalmiddelen;
• beheer van handelingen op afstand;
• toezicht op al je rekeningen;
• het vereenvoudigen van procedures en risico-evaluatie;
• het centraal houden van je cashflow, zodat je fouten en dubbel werk kunt voorkomen.

Maar wie houdt zich hiermee bezig? Deze belangrijke taak is vaak toegewezen aan de CFO. Dit is de persoon die zich uiteindelijk toezicht gaat houden op de liquiditeit en ervoor zorgt dat er kan worden voldaan aan de betaalverplichtingen die er zijn. Voor kleinere ondernemingen kan dit zelfs de CEO of de financiële afdeling zijn.

Ten slotte is cashflow management perfect om te anticiperen op onvoorziene gebeurtenissen zoals vorderingen, achterstallige betalingen, vertraging, lange betalingstermijnen etc.

Waar zorgt cashflow management voor?

Zoals inmiddels wellicht duidelijker is geworden, garandeert inzicht in de cashflow van de onderneming een optimale flow van de liquiditeit. En laat dat nu onmisbaar zijn voor de goede werking van je ondernemig. Waar cashflow management je het meest bij helpt - en inzicht in geeft - is het beheer van alle in- en uitgaande transacties, prognoses, voorraden en investeringen.

Beheer van in- en uitgaande transacties

Het eerste doel van cashflow is het overzichtelijk maken van alle transacties. Waarom? Om betalingen zo snel mogelijk binnen te krijgen, zodat je tekorten op je cashflow kunt voorkomen.

Dit betekent onder andere het verkorten van de betalingsperioden, het regelmatig controleren van de openstaande facturen, het onderhandelen over gunstige voorwaarden met leveranciers om de betaling uit te stellen of het opstellen van cashflowprognoses. Hoe korter de inningsperiode, hoe meer liquiditeit de onderneming zal hebben om betalingen te verrichten. Deze regelmatige controle vermindert automatisch het risico op extra kosten (boetes, rente).

Zicht op de transacties is voor een onderneming even belangrijk als het beheer van schulden. Schulden ontstaan gewoonlijk bij aankopen op krediet: de onderneming is dan verplicht de overeenkomstige betalingen binnen een bepaalde termijn te verrichten. Er bestaan kredietfaciliteiten, zoals leningen op korte termijn, maar daar hangt meestal een prijskaartje aan. Ook hier is het belangrijk dat een beheerder over voldoende middelen beschikt om schulden tijdig af te lossen.

Beheer van cashflow prognoses

Winstgevendheid moet de belangrijkste doelstelling zijn van elke bedrijfsactiviteit op middellange tot lange termijn. Investeringen plannen betekent vastleggen bij de uitgaven, zodat je bestand bent tegen moeilijkere periodes.

Beheer van je voorraad

Het beheer van de voorraad wordt niet altijd meegenomen bij de cashflow, maar het is iets wat je niet over het hoofd mag zien. Een te grote voorraad van goederen - die je niet kan verkopen - betekent eigenlijk dat je stilliggend geldt hebt liggen, ook wel de Days Inventory Outstanding. Door het voorraadbeheer te optimaliseren, kan een onderneming ervoor zorgen dat de cashflow verbetert.

Beheer van investeringen

Het vermijden van liquiditeitstekorten, het waarborgen van financiële stabiliteit op lange termijn en gezonde solvabiliteit zijn de drie belangrijkste criteria voor het beheren van je investeringen.

Het is daarbij belangrijk om geld verstandig te investeren. Ongebruikte liquide middelen zijn van weinig nut, omdat zij geen rendement opleveren. Door te investeren in kortetermijnbeleggingen moet een organisatie zorgen voor liquiditeit en een optimaal rendement. Natuurlijk moet deze beslissing goed doordacht en gebaseerd zijn op een degelijke berekening van de verwachte ROI. Dit geldt uiteindelijk voor alle ondernemingen, ongeacht hun omvang of leeftijd: investeer nooit alle beschikbare middelen en reserveer wat contanten voor onvoorziene uitgaven.

Voor- en nadelen van cashflow management

Efficiënt beheer van de cashflow biedt een onderneming vele voordelen:

• Zo wordt bijvoorbeeld voorkomen dat geld verloren gaat als gevolg van fouten bij de verwerking van transacties.
• Dankzij overzicht in de cashflow beschikt een manager, CFO of CEO over cijfers om prognoses te maken voor de omzet.
• zicht in de winsten uit uitstaande bedragen en kredietverkopen.
• Het helpt om de werkkapitaalcyclus te versnellen
• De activiteiten van een organisatie uit te breiden.

Toch kunnen er ook nadelen zijn:

• Hoe cruciaal het ook is, het beheren van de cashflow kan snel tijdrovend worden en vereist specifieke vaardigheden.
• Zonder het gebruik van een gebruiksvriendelijke cash management tools zoals Agicap software, is de enige uitweg soms het inhuren van deskundigen.
• Het inhuren van financiële deskundigen kan aanzienlijke advieskosten meebrengen, met name voor kleine en middelgrote ondernemingen en het MKB.

Hoe kan je als onderneming je liquiditeit optimaliseren?

Optimaal beheer van je cashflow houdt in dat je de hoeveelheid werkkapitaal berekent die nodig is voor de exploitatiecyclus van je onderneming en dat je de liquiditeit op peil houdt. Om dit te doen, begin je met onderstaande strategieën:

Stel je cashflow prognose op

Om de cashflow van je onderneming, d.w.z. de ontvangsten en uitgaven van je cash, beter te beheren, stel je een cashflowprognose op. Met deze tabel kun je voor elke maand de inkomende en uitgaande transacties registreren en hier op anticiperen. Het is een van de essentiële middelen voor een optimaal beheer van de liquiditeit op middellange en lange termijn.

Optimaliseer je voorraad

Het optimaliseren van je voorraad betekent een maximale controle en overzicht. Dit voorraadbeheer houdt in :

• Voorraad regelmatig aanvullen, bijvoorbeeld door op vaste data en op basis van je ervaring dezelfde hoeveelheid voorraad te bestellen. Deze methode is geschikt voor gevestigde ondernemingen met een betrekkelijk voorspelbare voorraadrotatie.
• Minimum drempel, zodat je gewaarschuwd wordt zodra de voorraden ontoereikend worden. Je kunt bijvoorbeeld nieuwe bestellingen automatiseren, vooral voor bederfelijke of seizoensgebonden goederen.
• Aanvulling op bestelling. Deze methode is ideaal voor goederen die onregelmatig worden verkocht en waarop moeilijk kan worden geanticipeerd.

Aanpassen betalingsvoorwaarden klant en leverancier

Elk contract bepaalt de betalingsvoorwaarden tussen de koper en de verkoper. Zij bepalen bijvoorbeeld de betalingstermijn of de boetes voor te late betaling. Het is dus in je eigen belang om de facturen van je leveranciers op tijd te betalen en daarbij specifieke clausules op te nemen om je te beschermen. Omgekeerd kun je een dienst opzetten om facturen van klanten te controleren en indien nodig aan te manen.

Beter omgaan met seizoensinvloeden en onvoorziene gebeurtenissen

Toerisme, landbouw, vrije tijd... Veel activiteitssectoren zijn onderhevig aan een hoge graad van seizoensgebondenheid, die soms een invloed kan hebben op de cashflow gedurende een half jaar. Houd voldoende cash aan voor de maanden met lagere winsten en zorg ervoor dat je al je inkomsten verzamelt vóór het laagseizoen. Met deze cashreserve kun je de rustigere periodes beter overbruggen.

Anticipeer op leningaanvragen

Probeer een goede relatie met je bank te onderhouden. Leg bijvoorbeeld je prognosetabel voor aan de bank en laat zien dat je van cashflowbeheer een van je prioriteiten maakt. Deze goede relatie zal het waarschijnlijk gemakkelijker maken om in de toekomst leningen te krijgen.

Overweeg cash pooling

Cash pooling is een techniek die een gecentraliseerd beheer van de rekeningen van de dochterondernemingen binnen een groep mogelijk maakt. Met dit systeem optimaliseert een onderneming het cashbeheer van haar verschillende dochterondernemingen door de cashbehoeften en -overschotten in één oogopslag zichtbaar te maken.

Door al deze strategieën voor cashbeheer toe te passen, zal je de kosten verlagen en de inkomsten van je onderneming verhogen.

Breng je cashflow in kaart

Breng nu je verwachte inkomsten en uitgaven voor je business in kaart. Agicap kan je daarbij helpen. Hoe groot of klein je onderneming moment ook is, Agicap kan je helpen je bedrijf te laten groeien en gezond te houden. Als je de Agicap tool in je MKB-bedrijf implementeert, hou je goed overzicht over je liquiditeit en maak je veiligere keuzes.

Met Agicap kun je eenvoudig je cashflow beheren, dankzij betrouwbare prognoses en realtime monitoring.

Agicap is een intuïtieve tool die je helpt bij het maken van betere strategische beslissingen:

• Automatische opvolging van je cashflow en real-time

controle over je liquiditeit.

• Cashflowprognoses: maak keuzes op basis van betrouwbare prognoses. Anticipeer op problemen, identificeer kansen en maak betere strategische beslissingen.
• Integreer je bestaande financiële tools, zoals bankgegevens,

accountingsystemen, betaaloplossingen, et cetera.

• Voeg verschillende bankrekeningen samen om in één overzicht inzicht te krijgen in je cashflow.
• Wissel gemakkelijk gegevens uit met je collega's en deel belangrijke informatie met businesspartners.
• Support van onze experts: krijg ondersteuning van Agicap professionals om cashflow management zo eenvoudig mogelijk te maken.

Als je wil weten hoe eenvoudig je het jezelf kan maken, boek dan een demo. In minder dan 30 minuten leer je hoe eenvoudig en waardevol gezond cashflow management voor jouw onderneming zal zijn.