Wat is een cashflow plan en hoe gebruik je het in je voordeel? (2024)

Cashflow beheer van een onderneming is van essentieel belang: inzicht in hoeveel geld je onderneming binnenkomt en verlaat is belangrijk voor het voorbestaan van de onderneming.Toch is faillisem*nt niet voor iedereen te voorkomen. Voor wie het nog niet te laat is, is het aan te raden om een cashflowplan op te steleln. Met een cashflow plan kan je voorkomen dat je in cashflow problemen komt, omdat je dan inzichtelijk hebt wanneer je voor onaangename verrassingen kan komen te staan.Maar wat is een cashflow plan eigenlijk? Hoe stel je het op en wat heb je ervoor nodig?

Dit vind je terug in de blog:

Een cashflow plan: wat is het?

Kortgezegd: Een cashflow plan is een financieel overzicht waarin alle (verwachte) transacties inzichtelijk worden gemaakt. Het wordt in het algemeen opgesteld over 12 maanden en geeft een overzicht van de cashflow die je als onderneming beheert. Deze lijst moet volledig zijn en alle transacties bevatten: het missen van transacties zal het saldo aan het eind van de maand een vertekend beeld geven van de financiële gezondheid van je onderneming.

Dit overzicht moet vervolgens dagelijks worden ingevuld om een zo accuraat mogelijk beeld van je cashflow te geven. Daarbij is het belangrijk dat alle transacties worden genoteerd in de maand waarin deze worden verwacht: een aankoop die in september wordt gedaan en in oktober moet worden betaald, moet worden vermeld in de kolom "uitgaande betalingen" van oktober.

Is het maken van een cashflow plan nieuw voor je? Download dan ons Excel template en begin direct met het categoriseren van je transacties

Het belang en de uitdagingen van een cashflow plan

Het cashflow plan is één van de hoekstenen van het financieel beheer van je onderneming. Als prognose-instrument kan je op elk moment het saldo van je cashflow van een bepaalde maand raadplegen, net als het cumulatieve saldo van maand tot maand, waardoor je trends van stijgingen en dalingen kunt vaststellen.

Voordelen van een cashflow plan

CEO's, CFO's en managers kunnen veel voordeel halen uit het cashflow plan:

• Het stelt je in staat om van te voren te zien of je aan de geplande uitgaven kan voldoen.
• Door een overzicht bij te houden, kan je voorzichtig kijken naar de toekomst en prognoses maken.
• Het maakt het makkelijk voor je om te kijken of je een bepaalde investering kan doen. Is het de juiste tijd om een nieuw personeelslid aan te nemen? Kan je verhuizen naar een groter pand?
• Het geeft ook cruciale informatie voor ondernemingen met seizoensgebonden activiteiten door ervoor te zorgen dat de inkomsten tijdens de piekperiode zullen volstaan om de uitgaven tijdens de dalperiode, zoals salarissen of crediteuren, te dekken.

Het maken van een cashflow plan is een onderdeel van slim cashflow management. Door inzicht te houden, weet je beter in te spelen op de (nabije) toekomst.

Hoe maak je een cashflow plan?

Het opstellen het plan is redelijk simpel. Hoe uitgebreid en gedetailleerd het plan gaat worden, hangt af van de activiteiten van jou ondernemingen.

Om te beginnen, is dit waar je rekening mee houdt:

- Bepaal je cashflowposten. Zorg ervoor dat je al je transacties overzichtelijk hebt.

- Anticipeer op veranderingen. Weet wanneer je eventuele tekorten kunt verwachten.

- Houd zo nauwkeurig mogelijk rekening met je uitgaven. Voorzie je een krappe periode? Speel dan direct in op je uitgaven.

Een cashflow plan heeft de vorm van een tweedelige tabel met aan de ene kant de maandelijkse ontvangsten en aan de andere kant de maandelijkse uitgaven. Eenvoudig gezegd betekent een inkomst dat er geld binnenkomt, bijvoorbeeld na een verkoop; een uitgave is geld dat eruit gaat: om een leverancier te betalen, huur, een abonnement, enz.

We zullen het hierna uitgebreid bespreken.

Wat zijn je inkomende geldstromen?

Bepaal je cashflow transactiesIdentificeer duidelijk alle soorten ontvangsten waarmee je onderneming in de loop van je activiteiten te maken kan krijgen en categoriseer ze in je cashflow plan.

Dit zijn ontvangsten waar je rekening mee kunt houden:

• Verkoop en klanten facturen. Je kan je verkopen indelen zoals je dat wilt: volgens factureringstype, betalingswijze, type klant, enz.
• Kapitaalinbreng. Dit geeft informatie over het aanvangskapitaal, maar ook over kapitaalverhogingen.
• Bijdragen aan rekeningen-courant van de vennoten. Dit heeft betrekking op kasvoorschotten van de vennoten.
• Diverse steunmaatregelen en subsidies. Denk hierbij aan werkgelegenheidspremies, bijstand etc.
• Leningen van banken
• Andere financiering. Dit zijn fondsenwerving, factoring, enz.
• btw-teruggaaf. Als je aftrekbare btw hoger is dan de btw die je int, kan je in aanmerking komen voor een btw-teruggaaf.

Waar je rekening mee moet houden bij je ontvangsten

Wat tips om hierbij rekening mee te houden:

• Anticipeer en evalueer de ontvangsten op een relevante manier. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen je terugkerende en eenmalige ontvangsten.
• Maak scenario's om je "onregelmatige" inkomsten te voorspellen. Als je onderneming bijvoorbeeld seizoensgebonden werkt, moet je anticiperen op een toename van de activiteit tussen piek- en dalperiodes.
• Een contractgebaseerde onderneming is afhankelijk van de prestaties van haar verkopers. Het gemiddelde aantal deals dat wordt binnengehaald, moet worden gebruikt als basis voor de verwachte verkopen die in je cashflow plan moet opnemen.
• Aarzel niet om je prognoses te baseren op het aantal en het bedrag van de verkopen in de voorgaande jaren. Zo kun je trends schetsen waarop je prognose voor de komende maanden kan baseren.
• Leef de betalingstermijnen van de klanten zorgvuldig na. Zoals eerder gezegd, denk eraan je ontvangsten te boeken op de vervaldag (d.w.z. de datum waarop je de betaling verwacht) en niet op de factuurdatum! Als je dit vergeet, voer je de verkeerde gegevens in je cashflow begroting in en geeft dit je een vertekend beeld.

Wat zijn je uitgaande geldstromen?

Bepaal de betalingen die je hebt. Doe nu hetzelfde met je uitgaven en maak een lijst van alle mogelijke transacties die je kan tegenkomen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Aankopen van grondstoffen / leveranciers
• Bankkosten, zoals aflossing van leningen, rente, enz.
• Overheadkosten. Denk aan huur, energie, onderhoud, verzekering, enz.
• Financiële kosten. Dit is bijv. de rente op leningen
• Uit te voeren investeringen, zoals aankoop van uitrusting, voertuigen, onroerend goed, enz.
• Diverse honoraria, waaronder notarissen, accountants, advocaten, enz.
• Belastingen en heffingen
• Salarissen. Dit kan je indelen naar soort contract
• Bijdragen sociale zekerheid
• btw-betalingen
• Mogelijke vermindering van het kapitaal

Plan je uitgaven zo nauwkeurig mogelijk

Een groot deel van de uitgaven van een onderneming is vast, d.w.z. dat zij niet van maand tot maand verschillen: abonnementen, huur, financiële kosten, honoraria, enz. Dit zijn uitgaven waarop je ruim van tevoren kan anticiperen en die je in je cashflow prognose voor het hele jaar kan opnemen; dit zal het aantal onverwachte gebeurtenissen verminderen.

Beoordeel vervolgens je variabele kosten zo nauwkeurig mogelijk. Zo gaat een eenmalige activiteitspiek vaak gepaard met een drastische stijging van je uitgaven: een restaurant dat in een zeer toeristische zone ligt, kan een stijging van haar klandizie verwachten tijdens de zomerperiode.

Maar bij een toename van het aantal klanten en het aantal geserveerde maaltijden zal waarschijnlijk tijdelijk personeel moeten worden ingehuurd om aan de vraag te voldoen. Je uitgaven zullen dus stijgen als gevolg van een hogere loonmassa!

Bedenk altijd dat een toename van de omzet niet noodzakelijk een positieve cashflow betekent. Kijk naar je vorige boekhoudkundige perioden en kijk naar de precieze transacties waarmee je te maken hebt gehad om een drempel vast te stellen die je al dan niet mag overschrijden.

Hoe houd je jouw cashflow plan up-to-date?

Hier volgen een aantal tips om je te helpen je gegevens up-to-date te houden en onaangename verrassingen te voorkomen:

• Vergeet de btw niet! Voer je aan- en verkopen in btw in op je cashflowplan: geïnde of afgetrokken btw moet in een aparte categorie in je cashflow plan worden ingevoerd.
• Pas je budgetten aan aan de realiteit. Als je halverwege een bepaalde maand ziet dat je verkoopdoelstellingen niet zullen worden gehaald, stel dan je veronderstellingen bij om te anticiperen op mogelijke cashflowproblemen.
• Onderschat je uitgaven niet. Ga liever uit van prognoses die hoger uitliggen dan je wellicht van te voren hebt bedacht.

Wat moet je doen als je een negatieve cashflowprognose hebt?

Terwijl je jouw cashflowplan invult, zie je cashflowsaldo's verschijnen, maand per maand, die als volgt worden berekend:

Cashflow aan het einde van de maand = cashflow aan het begin van de maand + ontvangsten van de maand - uitgaven van de maand

Als je in jouw cashflow plan voor de komende weken of maanden een negatief saldo ziet, raak dan niet in paniek! Er zijn verschillende situaties mogelijk:

• Een eenmalig cashflowgat in je tabel kan gewoon een teken zijn van een cashflowtekort: bekijk je betalingstermijnen om na te gaan welk aankoop- of verkoopitem de oorzaak is. Het optimaliseren van de betalingstermijnen voor klanten of leveranciers kan voldoende zijn om deze tijdelijke moeilijkheden op te lossen.
• Een stabiel maar aanhoudend cashflowgat betekent waarschijnlijk dat je onderneming niet over voldoende middelen beschikt om in je cashflow behoeften te voorzien. Een verhoging van de beschikbare liquide middelen zal waarschijnlijk moeten worden overwogen: banklening, kapitaalinbreng, andere financiering, enz.
• Een cashflow die in de loop van de tijd verslechtert, is potentieel verontrustender. Dit kan overeenkomen met een bezorgdheid over de rentabiliteit, wat aanleiding zou moeten zijn van een gedetailleerde audit van je uitgaven en de marge die je verschillende verkopen opleveren.

Het is een kwestie van analyseren wat voor jou de situatie is. Afhankelijk daarvan, kan je bijsturen en zorgen dat de balans weer teruggaat naar de positieve zijde.

Conclusie

Cash management is een essentieel instrument voor het leiden van je bedrijf. Hoewel ondernemingen dit wel weten, wordt er toch niet altijd even goed mee omgegaan. Vaak is er wel een plan, maar wordt hier niet altijd aan vastgehouden. En dat is zonde, want je vasthouden aan een plan zal je op de lange termijn vooruit helpen.