Ein gutes und vorausschauendes Cashflow-Management gehört zum Erfolg jedes Unternehmens. In diesem Artikel bringen wir Ihnen alles Wichtige rund um das Cashflow-Management näher. Wir erklären, wie Sie den Cashflow berechnen, antizipieren und wie Sie sich durch digitale Hilfsmittel das Liquiditätsmanagement um einiges leichter machen können.
Definition: Was ist Cashflow-Management?
Cashflow-Management, auch vereinzelt Cash-Management genannt, bezeichnet die Verwaltung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher liquiden Mittel im Unternehmen. Es hat vor allem die Aufgabe, sicherzustellen, dass keine Liquiditätsengpässe entstehen. Daher wird es auch als Liquiditätsmanagement bezeichnet.
Zu einem effektiven Cashflow-Management gehört auch die Cashflow-Prognose, anhand der Engpässe schon möglichst frühzeitig erkannt werden sollen. Das gibt Verantwortlichen genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten und den Cashflow so zu steuern, dass das Unternehmen bei keiner seiner Verbindlichkeiten in Zahlungsverzug gerät.
Warum ist Cashflow-Management wichtig?
Für die Finanzplanung des Unternehmens ist das Cashflow-Management von Bedeutung, um im Rahmen von Soll-Ist-Analysen bewerten zu können, ob die Geschäftsziele innerhalb eines Zeitraums erreicht wurden und was künftig erwartet werden kann. Die Cashflow-Planung erlaubt das Durchspielen unterschiedlicher Szenarien, damit ein Unternehmen auch für schwierige Zeiten Vorsorgemaßnahmen treffen kann.
Zudem unterstützt die Prognose auch Entscheidungsträger:innen dabei, günstige Zeitpunkte für Investitionen oder die Beantragung eines Kredits zu ermitteln, ohne die Liquidität des Unternehmens aufgrund der zusätzlichen finanziellen Belastungen zu gefährden.
Cashflow ermitteln und berechnen
Möchten Sie Ihre Geldströme genauer untersuchen, können Sie dies über zwei Varianten erreichen: die direkte und die indirekte Methode. Wir stellen Ihnen im Folgenden beide Formen vor.
Indirekte Methode
Die indirekte Methode ist die häufiger verwendete Variante, um den operativen Cashflow zu berechnen. Bei dieser rechnen Sie sämtliche Positionen, die nicht zahlungswirksam sind, mit folgender Cashflow-Formel aus dem Jahresüberschuss heraus.
Operativer Cashflow = Jahresüberschuss -- nicht zahlungswirksame Erträge + nicht zahlungswirksame Aufwendungen
Die nicht zahlungswirksamen Aufwendungen setzen sich zusammen aus:
- Abschreibungen
- Erhöhung der Rückstellungen und/oder Sonderposten mit Rücklageanteil
- Bestandsminderung an Erzeugnissen (sowohl fertig als auch unfertig)
- Außerordentliche Aufwendungen
- Aufstocken der Rücklagen
Die nicht zahlungswirksamen Erträge sind:
- Reduzierung der Rücklagen
- Zuschreibungen
- Reduzierung der Rückstellungen und/oder Sonderposten mit Rücklageanteil
- Bestandserhöhung an Erzeugnissen
- Außerordentliche Erträge
Auf dieselbe Weise ermitteln Sie die Werte für den Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit respektive Investitionstätigkeit Ihres Unternehmens, falls für Sie relevant.
Cashflow aus Investitionstätigkeit = Einzahlung durch Abgang von (Finanz-)Anlagevermögen -- Auszahlung für Investitionen in (Finanz-)Anlagevermögen
Cashflow aus Finanzierungstätigkeit = Einzahlungen durch Kapitalerhöhungen -- Auszahlung an Unternehmenseigner
Die Addition der drei Cashflows ergibt anschließend den gesamten Cashflow:
Gesamter Cashflow = Operativer CF + CF aus Investitionen + CF aus Finanzierungen
Direkte Methode
Die direkte Methode ist die einfachere Form der Berechnung. Hierbei ziehen Sie sämtliche zahlungswirksame Aufwendungen von den zahlungswirksamen Erträgen ab. Die Cashflow-Formel sieht dann so aus:
Gesamter Cashflow = zahlungswirksame Einzahlungen - zahlungswirksame Auszahlungen
Die Einzahlungen sind dabei:
- Zahlungen von Kunden und Einkünfte aus Forderungen
- Desinvestitionen
- Eigenkapitaleinlagen
- Kreditaufnahmen
Die Auszahlungen sind:
- Gehaltszahlungen
- Zahlungen für Verbindlichkeiten (Material, Waren, Lieferantenverträge)
- Investitionen
- Eigenkapitalentnahme
- Tilgung von Krediten
- Miete für Gebäude
- Allgemeine Betriebskosten (Wasser, Strom, Heizung)
- Software-Abos
- Steuern
Die direkte Methode gibt ein genaueres Abbild der aktuellen Geldströme. Sie wird von Unternehmen jedoch nicht so häufig verwendet wie die indirekte Methode. Der Grund: Die Aufstellung der einzelnen Positionen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch -- es sei denn, Sie verwenden eine spezielle Liquiditätsmanagement-Software als Cashflow-Management-Tool, die automatisch alle Transaktionen der Bankkonten miteinander abgleicht.
Wie wird eine Cashflow-Prognose richtig erstellt?
Die gründlichste Methode, eine Liquiditätsprognose zu erstellen, ist die direkte Kapitalflussrechnung. Bei dieser erfassen Sie sämtliche Ein- und Auszahlungen auf Ihren Geschäftskonten und ordnen sie bestimmten Kategorien zu.
So sind beispielsweise allgemein Kosten wie Strom und Wasser in einer Kategorie zusammengefasst, die Gebühren für Software-Abos wie eine Cashflow-Management-App in einer anderen und die Kredittilgungen in einer dritten Kategorie. Bei der Erstellung der Kategorien sind Sie völlig frei. Jedes Unternehmen kann diese auf seine individuellen Bedürfnisse anpassen.
Wenn Sie zum ersten Mal die direkte Methode zum Berechnen des Cashflows nutzen, können Sie sich anfangs an der Auflistung der Ein- und Auszahlungen im vorhergehenden Abschnitt orientieren und (diese) dann an Ihr Unternehmen anpassen.
Cashflow-Planung: Excel-Vorlage
Erstellen Sie anschließend eine Tabelle. Gerne können Sie für die Free Cash Flow-Berechnung unsere Vorlage nutzen. Die Spalten in der Tabelle stehen für die Monate, in denen Sie die Geldströme betrachten wollen; die Reihen für die unterschiedlichen Ertrags- beziehungsweise Kostenkategorien. Je weiter Sie dabei in die Vergangenheit zurückgehen, desto mehr Muster können Sie erkennen und desto besser können Sie einige Ein- und Auszahlungen später in die Zukunft proji*zieren.
Cashflow-Planung in drei Schritten: So geht’s
Um mit unserer Vorlage alle relevanten Summen im Cashflow-Management zu berechnen, sind nur wenige Schritte notwendig:
Anfangssaldo notieren
Kosten und Erträge eintragen
Abschätzungen für die Prognose
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen müssen.
1. Anfangssaldo notieren
Notieren Sie den Anfangssaldo am Anfang des ersten Monats, ab dem Sie Ihre Berechnung beginnen lassen wollen. Am einfachsten ermitteln Sie den Anfangssaldo, wenn Sie Ihre Rechnung zu dem Monat anfangen, auf den sich die Werte Ihrer Bilanz beziehen.
Das heißt: Wenn sich die Werte auf die Daten von Dezember beziehen, starten Sie im Januar mit Ihrer Berechnung und nehmen als Anfangssaldo das Ergebnis des Cashflows, das in der Bilanz respektive Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GUV) ausgewiesen ist.
2. Kosten und Erträge in Tabelle eintragen
Anschließend tragen Sie sämtliche Kosten und Erträge gemäß Ihrer definierten Kategorien in die Tabelle ein und rechnen dann den Endsaldo des Monats aus, der dann der Anfangssaldo für den Folgemonat ist. So verfahren Sie für jeden Monat, bis Sie beim aktuellen Monat angekommen sind.
3. Abschätzungen für die Prognose
Für die Erstellung der Prognose machen Sie anschließend Abschätzungen. Bei einigen Kostenpunkten können Sie sich dabei recht genau an den vergangenen Werten orientieren. Die zukünftigen Erträge müssen Sie dagegen schätzen. Je nachdem, für welchen Zeitraum Sie eine Prognose erstellen wollen, tragen Sie die Schätzwerte in die Tabelle ein und berechnen wie gehabt jeweils die End- beziehungsweise Anfangssalden.
Sie stellen schnell fest, warum Unternehmen lieber die indirekte Methode wählen. Es dauert lange, alle Transaktionen aus den Geschäftskonten zusammenzusuchen und in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Für Cashflow-Manager:innen gibt es daher heute Liquiditätsmanagement-Software und Cashflow-Management-Systeme, die Ihnen den Großteil der Arbeit abnehmen.
Business-Cashflow-Management: Excel stößt an Grenzen
Die meisten Unternehmen benutzen für ihr Business-Cashflow-Management Excel. Da es sich dabei um ein statisches Tool handelt, in welches Sie sämtliche Kontostände und Transaktionen manuell eintippen müssen, eignet es sich für die Cashflow-Prognose jedoch nur bedingt.
Solche Tabellen sind oft sehr umfangreich und daher nur selten aktuell, denn bis der oder die zuständige Mitarbeiter:in alle Werte in der oder den Tabellen aktualisiert hat, können sich schon wieder Veränderungen ergeben haben. Außerdem werden solche Tabellen aufgrund des großen Zeitaufwands nur höchst selten jeden Tag aktualisiert.
Wollen Sie sich als Geschäftsführer:in oder Cashflow-Manager:in einen Überblick über die aktuellen Geldströme verschaffen, bezieht sich die Berechnung oft auf einen Zeitraum, der schon einige Wochen zurückliegt. Weiterer Schwachpunkt bei der manuellen Datenerfassung und Prognose in Excel ist, dass sich manchmal Tippfehler und Zahlendreher einschleichen, die das Ergebnis verfälschen.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Cashflow-Management
Was bedeutet Cashflow einfach erklärt?
Cashflow bezeichnet den Geldfluss, der in einem definierten Zeitraum ins Unternehmen hinein und aus ihm heraus fließt. Vereinfacht gesagt handelt es sich beim Cashflow also um die Differenz zwischen Ihren Einnahmen und Ausgaben.
Was sagt der Cashflow aus?
Als einfache Kennzahl gibt der Cashflow Auskunft darüber, wie es um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens steht. Ist der Cashflow positiv, nimmt das Unternehmen mehr aus als es eingibt -- ein positives Zeichen. Umgekehrt muss ein negativer Cashflow nicht zwingend alarmierend sein.
Da immer nur eine bestimmte Zeitperiode betrachtet wird, können Cashflows beispielsweise aufgrund saisonaler Schwankungen oder Investitionstätigkeiten auch zeitweise negativ sein, was allerdings übergeordnet betrachtet nicht negativ ist.
Was gehört zum Cash Management?
Cash Management umfasst verschiedene Aktivitäten wie die Verwaltung, Steuerung und Kontrolle aller liquiden Mittel in Ihrem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Cashflow-Prognose, das Erkennen möglicher Zahlungsengpässe und das Steuern des Cashflows, um Zahlungsengpässe zu vermeiden.
Welche Cashflow-Arten gibt es?
Es gibt drei Arten von Cashflows: operativen Cashflow, Cashflow aus Investitionstätigkeit und Cashflow aus Finanzierungstätigkeit. Um den gesamten Cashflow zu ermitteln, benötigen Sie alle drei Cashflows. Während der operative Cashflow in jedem Unternehmen vorkommt, sind die Cashflows aus Investitions- und Finanzierungstätigkeit nicht zwingend vorhanden.
Was ist ein guter Cashflow?
Grundsätzlich gilt, dass ein „guter“ Cashflow positiv ist. Dann fließt mehr Geld ins Unternehmen als aus ihm heraus. Je höher der Cashflow, desto besser.
Fazit: Cashflow-Management-Software für mehr Komfort
Mit einer Cashflow-Management-Software wie der von Agicap treten die beschriebenen Probleme nicht mehr auf. Agicap synchronisiert sich mit all Ihren Geschäftskonten, bezieht sämtliche Transaktionen und Kontostände automatisch von dort und ordnet sie den frei von Ihnen konfigurierten Kategorien zu.
Tippfehler und Zahlendreher sind damit ausgeschlossen. Zudem dauert dieser Vorgang nur wenige Sekunden und kann jeden Tag automatisch erfolgen. Sie haben so einen tagesaktuellen Überblick über Ihren Cashflow. Beim Prognostizieren der Geldströme unterstützt das Cashflow-Management Tool von Agicap Sie ebenfalls. Sie können verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Parametern (beispielsweise Zahlungsausfälle, Lieferengpässe, oder Rückgang der Nachfrage) definieren und für mehrere Monate bis zu einem Jahr im Voraus in die Zukunft proji*zieren.
